Questions fréquentes (FAQ)

C'est historique. Au départ, Gestan a été développé pour les besoins internes d'ICS-Informatique, pour suivre les temps de travaux sur les projets. Ensuite, toujours en interne, nous lui avons ajouté la gestion de contacts. Puis les produits, pour les devis et factures. Puis la compta, etc, etc.

Nous l'avons ensuite partagé par Internet : le coût du logiciel ayant déjà été amorti, il était possible de le proposer en tant que gratuiciel (freeware).

Le succès de Gestan a cependant modifié la donne : devant le nombre de questions, de demandes d'évolutions, de demandes de support, il n'était plus possible de le proposer sans services dédiés ni garantie de pérennité. Nous avons donc développé Gestan Entreprise et Gestan Cloud, dont les recettes permettent de garantir la pérennité du produit, tout en gardant ces coûts modérés qui sont dans l'ADN de Gestan (mais pas que !).

Vous trouverez une liste de différences fonctionnelles sur cette page, mais voici les plus importantes :

• la gestion des stocks
• la gestion de la facturation fournisseur
• la gestion des tarifs fournisseurs
• les agendas et plannings graphiques
• la gestion des ingrédients d'intervention
• la gestion des machines (maintenance, ressources de production, location)
• la gestion intégrée des notes de frais
• la gestion des droits d'accès utilisateur
• la possibilité d'utiliser des extensions pour augmenter les fonctions de Gestan
• la gestion de données paramétrables complémentaires pour les fichiers majeurs

Il y a aussi des différences ergonomiques très nombreuses : par exemple, en version Entreprise, un Ctrl+D suffit à dupliquer un contact ou une facture. Ces fonctions permettent de gagner en efficacité et en confort de travail.

Si Gestan Standard est recommandé aux Entreprises en phase de démarrage ou avec une activité modeste, Gestan Entreprise est recommandé dès que le CA de l'entreprise atteint un niveau “de croisière”.

Pour acheter ou renouveler votre abonnement, ouvrez Gestan et utilisez le menu : Aide → Licence → Licence du programme.

Puis suivez les instructions décrites sur la page licence.

Le paiement peut être effectué par carte bancaire, virement ou chèque.

Dans le cas du paiement par carte bancaire, le renouvellement de l'abonnement peut être automatique.

Oui, c'est possible !

Il suffit d'en faire la demande à ICS par téléphone (service commercial) ou par mail (contact@ics-informatique.com).

Grand classique !

Vous trouverez toutes explications sur ce lien.

Gestan est un programme développé pour Windows. Pour le faire fonctionner sous d'autres systèmes, il faut une application d'émulation Windows, ou une machine virtuelle.

• Pour le faire fonctionner sous Mac, vous pouvez utiliser PlayOnMac, Bootcamp, ou les machines virtuelles Parallels desktop, VirtualBox, ou VMWare Fusion. Vous trouverez beaucoup de détails sur cet article de Clubic.
• Sous Linux, il s’agit de Wine. Nous avons testé cette solution, elle fonctionne correctement, mais à une (grosse) contrainte près : la génération de pdf ne fonctionne pas, c’est un problème qui subsiste malgré nos demandes à PCSoft. Vous trouverez un tuto sur Archilinux, ou plein d’autres sites. Une meilleure solution est d’utiliser une machine virtuelle (Parallels desktop, VirtualBox, et VMWare).
• En mode Client/Serveur, vous pouvez installer le serveur HFSQL sur votre serveur sous Linux, et faire fonctionner des instances de Gestan qui fonctionneront sous Windows ou Linux (cela vous permet éventuellement de pallier le problème de la génération des pdf sous Linux pur).
• En mode Cloud, Gestan fonctionne à travers un simple navigateur Internet. Vous pouvez donc l'utiliser sous Windows, sous Mac, sous Linux et aussi sur votre tablette Android ou votre IPad.

Il y a deux cas :

• si vous n'êtes pas en Gestan Cloud, il est important d'intégrer les données de Gestan à votre stratégie de sauvegarde d'entreprise. ICS-Informatique n'a aucun accès à vos données. Vous trouverez toutes explications sur les stratégies de backup sur ce lien.
• si vous êtes en Gestan Cloud, nous nous occupons de tout, vos données sont sauvegardées chaque jour.

Heureusement que non !

Gestan, lors de l'installation, est installé en édition Entreprise pour trente jours.

A l'expiration de cette période de trente jours, si vous ne souhaitez pas faire l'acquisition de la version Entreprise, Gestan fonctionnera en édition Standard.

Aucune donnée ne sera effacée, mais certains fonctions, qui font partie de l'édition Entreprise et non de l'édition Standard, ne seront plus accessibles. Par exemple, vous n'aurez plus accès au programme de gestion des commandes fournisseur, ou à ceux de la gestion des stocks. Mais vos données ne seront pas modifiées, et vous pourrez les retrouver à tout moment si vous décidez ultérieurement de souscrire à la version Entreprise.

Non, heureusement !

Il n'y a aucune perte de données, que vous passiez d'une version Standard à une version Entreprise, ou d'une version locale à une version Cloud, ou que vous mettez à jour n'importe laquelle de ces versions. Il peut seulement y avoir des modifications de paramétrage si vous passez d'une version Entreprise à une version Standard, certaines options n'étant pas autorisées en version Standard.

En revanche, il n'est pas recommandé du tout :

• d'utiliser le mécanisme des points de restauration de Windows
• de mettre à jour Gestan avec une version plus ancienne que la version en cours.

(Cela dit, cela ne vous exonère nullement de l'impérative nécessité de faire des backups réguliers).

Oui, bien sûr !

Cela vous permettra de tester les fonctionnalités de Gestan en conditions réelles.

Suivez les instructions publiées sur cette page.

Oui !

Il y a plusieurs possibilités :

• Vous utilisez Gestan Cloud : dans ce cas, vous pourrez vous connecter à votre base Gestan à distance, via le navigateur de votre tablette (Opéra, Firefox, Edge, Safari, etc), ou via le connecteur dédié (plus rapide) si votre tablette est sous Windows. Il vous faudra, bien sûr, une connexion Internet via une connexion 3, 4, ou 5G. Aucune licence ne sera nécessaire.
• Vous vous connectez à votre réseau local depuis votre tablette, via un programme de bureau à distance. Il vous faudra une connexion Internet, aucune licence ne sera nécessaire.
• Si votre tablette est sous Windows, vous pouvez installer un serveur HFSQL sur votre serveur, et Gestan en local sur votre tablette, puis vous connecter à distance via le serveur HFSQL. Il vous faudra une connexion Internet et une licence pour la tablette.
• Si votre tablette est sous Windows, vous pouvez installer directement Gestan dessus, et l'utiliser en local. Une licence sera nécessaire pour l'usage de la version Entreprise. Vous pouvez aussi exporter le programme et les données depuis votre ordinateur du bureau sur une clé USB, et faire fonctionner Gestan depuis votre clé USB branchée sur votre tablette. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de licence.

Oui !

Créez simplement une connexion par entreprise.

Il vous faudra un abonnement par entreprise, mais vous pourrez très facilement avoir un abonnement à l'édition Entreprise pour votre entreprise principale, et plusieurs abonnements à l'édition Standard (100% gratuite) pour vos autres entreprises.

Oui, Gestan est nativement multipostes.

Cela permet à tous les utilisateurs de Gestan de travailler sur les mêmes données.

Il faut bien sûr que vos ordinateurs soient reliés en réseau local (LAN).

Vous pouvez choisir le mode de connexion Classique (recommandé pour les petites entreprises avec peu d'utilisateurs), ou le mode de connexion Client/Serveur (recommandé pour les entreprises de taille plus importantes, ou avec des contraintes de sécurité plus importantes).

• En mode de connexion Classique, il faut un répertoire partagé, accessible en lecture/écriture par les utilisateurs concernés, dans lequel vous installerez la base Gestan.
• En mode de connexion Client/Serveur, il faut un serveur HFSQL que vous installerez sur le serveur physique, et charger la base de données dans le serveur HFSQL.

Vous trouverez tous les détails dans la page d'installation de Gestan.

Rien de plus facile !

Il suffit de cliquer sur le bouton Démo de l'écran des connexions.

C'est très simple … mais peut vite devenir très compliqué !

La première étape est d'extraire vos données. Dans certains logiciels, c'est assez facile, il existe des programmes d'export. Mais dans d'autre, ce n'est pas prévu, ou alors c'est une prestation payante :=(.

La seconde étape est de mettre les données au format d'import de Gestan. C'est assez facile, car le programme d'importation de données de Gestan comporte un assistant qui génère un fichier exemple, prêt à être importé.

Pour les fichiers “simples” (contacts, produits, écritures, etc), la seule difficulté consiste à recodifier certaines zones, par exemple remplacer M. par 1, Mme par 2, Melle par 3, etc. La fonction chercher/remplacer de tout tableur rend cela très facile.

Les choses se compliquent pour les fichiers des pièces (devis, factures, commandes, etc.). En effet, à la difficulté de recodification ci-dessus s'ajoute une seconde difficulté, celle d'organiser correctement les entêtes et les lignes (les informations générales de la facture, et les lignes de facture) pour les mettre au format d'import pour les pièces.

Aussi est-il quelquefois pertinent de caler le changement de logiciel sur une clôture d'exercice : après l'importation facile des clients, des produits, des stocks, l'idée est de terminer les saisies de l'exercice en cours de clôture sur l'ancien logiciel, et d'entamer les saisies pour le nouvel exercice sur Gestan.

Factur-X est un système de surveillance global de toutes les transactions, cela devrait très mal se passer en France. Mais apparemment, le Gaulois réfractaire tant vanté par Emmanuel Macron est en voie de disparition, tout autant que le Gilet Jaune. Aussi, ce système scandaleux, refusé par la majorité des chefs d'entreprise, risque fort de devenir une réalité.

Vous pouvez lire sur ce sujet : https://www.gestan.fr/tag/factur-x/

Et pour une synthèse rapide : https://manuel.gestan.fr/fr/wiki/facturation/client/facturx