Audit des données

Cet écran permet un certain nombre d'opération de contrôle sur les données de Gestan.

Accès : Outils → Admin → Maintenance → Audit des données (toutes options),
ou Comptabilité → Contrôles → Audit données (options compta uniquement).

Pour toutes les pièces, le programme contrôle que, si la pièce a un total non nul, il y a au moins une ligne de pièce.

Le programme, pour toute la liste des pièces marquées comme “réglées”, vérifie que la somme des écritures rattachées à la pièce est bien égal au montant de la pièce.

Pour les avoirs dont les montants ont été déduits d'une facture, dans ce cas, l'écriture étant liée à la facture et non à l'avoir, il n'est pas possible de contrôler (facilement) que l'avoir a bien été remboursé en totalité. Il s'agit d'un cas d'anomalie “normale”.

Le programme contrôle :

• la cohérence des écritures entre montants HT/TTC et TVA,
• la présence ou non d'un numéro de chèque selon le mode de paiement,
• la cohérence des pièces liées éventuellement liées
• la ventilation correcte des pièces

Lorsque cette option est choisie, le menu contextuel de la table permet de choisir l'option Supprimer les ventilations incorrecte. Si cette option est cochée, lors du contrôle, toutes les ventilations d'écriture en sous-écritures sont supprimées si elles sont incorrectes (si le total HT des ventilation est différent du HT de l'écriture, ou si le total TTC des ventilations est différent du TTC de l'écriture).

Le programme contrôle que pour chaque ligne de pièce, la pièce-maître soit bien présente.

Le programme signale les produits dont le stock courant est négatif

Le programme contrôle chaque numéro de facture est N+1 par rapport au n° précédent, et signale les éventuels “trous”.

Le programme contrôle la présence de tous les fichiers physiques éventuellement liés à un enregistrement Document.

Le programme affiche tous les produits différents qui ont un code EAN13 identique (cela peut être problématique si vous saisissez vos produits avec une douchette laser).

Le programme contrôle dans toutes les pièces l'existence des codes produit, ainsi que le rattachement correct à la famille de la fiche produit.

Le programme vérifie que le code famille des produits est bien identique dans le catalogue produit et dans toutes les pièces qui référencent ces produits.

Les fichiers BB sont ceux qui enregistrent toute modification sur certains fichiers sensibles de Gestan, ici le fichier des écritures comptables, depuis le 01/01/2018 (norme NF552).

Le programme contrôle que l'enregistrement de création de l'écriture est bien présent, et que le timestamp des enregistrements de création et de modification soient cohérents avec celui des écritures.

Les fichiers BB sont ceux qui enregistrent toute modification sur certains fichiers sensibles de Gestan, ici les fichiers des devis, commandes, factures, avoirs, bons de livraison, depuis le 01/01/2018 (norme NF552).

Le programme contrôle que l'enregistrement de création est bien présent, et que le timestamp des enregistrements de création et de modification soient cohérents avec celui de la pièce correspondante.

Le programme vérifie qu'il y a bien au moins un composant pour chaque produit composé (et aucun pour chaque produit simple), et que chaque produit composant est bien référencé dans le catalogue.

Le programme contrôle l'écart entre la date de création et la date de modification éventuelle de toutes les pièces.

Ce programme permet d'identifier toute pièce générée sur un exercice et modifiée sur un autre exercice.

Ce programme vérifie, dans le cas où les stocks sont gérés, que les mouvements de stocks en sortie sont bien conformes à ce qu'ils devraient être, c'est à dire qu'il n'y a pas de mouvement pour les produits non gérés en stock, et que pour chaque produit géré en stock, la somme des mouvements en entrée ou en sortie correspond bien aux quantités indiquées dans la pièce de référence.

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