Avoirs client *

Réécriture en cours.

Les avoirs (appelés “notes de crédit” en Belgique) constituent la reconnaissance d'une dette de l'entreprise vis à vis de son client.

Les avoirs client sont utiles pour :

• traiter le cas d'une facture émise à tort : dans ce cas, l'avoir est émis pour le montant de la facture et la facture initiale est annulée;
• corriger une erreur dans une facture précédente : dans ce cas, la facture initiale est laissée telle quelle, le traitement de l'avoir permettra de traiter l'erreur;
• traiter le cas d'un trop perçu sur une facture client (par exemple suite à retour marchandise).

Pour solder un avoir, il y a deux solutions :

• le remboursement direct : l'enregistrement d'un décaissement depuis l'écran liste des avoirs solde l'avoir concerné.
• le paiement par un avoir : dans le cas où une facture est établie pour un client bénéficiant d'un avoir d'un montant inférieur ou égal au montant de la facture, alors l'avoir peut être utilisé pour solder la facture.

//Accès : Commerce → Avoirs //

L'écran affiche la liste de tous les avoirs établis pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

La suppression d'un avoir n'est pas autorisée (sauf privilège spécial, dans ce cas la suppression serait archivée).

Le bouton Régler est utilisé pour le remboursement direct de l'avoir, le cas échéant.

Supposons que nous avons établi une facture pour un client, comme ci-dessous.

Nous avons transmis cette facture à ce client, qui nous a réglé.

Mais il revient nous rapporter une casserole, qui ne lui convient pas. Nous lui établissons alors un avoir pour cette casserole, via soit le bouton Nouveau de l'écran liste des avoirs, ou le bouton de génération des avoirs de l'écran liste des factures.

L'avoir se présentera de cette façon :

L'écran fiche avoir comporte des données identiques à celles de l'écran fiche facture. Ce sont les données d'adresse de facturation qui sont affichées (par opposition à l'adresse professionnelle et à l'adresse de livraison).

Sur la liste des avoirs, le bouton Régler permet d'enregistrer le fait que vous avez remboursé le client du montant de son avoir.

Il ne vous restera plus qu'à procéder au remboursement effectif de l'avoir directement au client, via un virement ou un chèque, voire des espèces prélevées sur le compte caisse de l'entreprise.

Si vous établissez une facture pour un client qui bénéficie d'un avoir d'un montant inférieur ou égal au montant de la facture, Gestan va vous proposer de solder la facture avec l'avoir.

Par exemple, si vous avez un client pour lequel vous faites une facture de 100, mais qui dispose d'un avoir de 20, Gestan vous proposera de solder cette facture avec l'avoir : le bouton Encaisser de la table facture vous proposera d'encaisser 80, et une écriture supplémentaire de 20 sera crée pour représenter le solde de la facture via l'acompte. En un clic ! (voir aussi ce lien.)

Si le client n'a pas encore réglé votre facture, vous pouvez simplement établir une facture rectificative avec référence à la facture à modifier : un clic droit sur la facture fautive permet de la noter comme annulée, il suffira alors d'en émettre une nouvelle, faisant explicitement mention de la facture annulée (dans les notes, par exemple). Il est également possible, sous réserve des dispositions réglementaires dans votre pays, et de vos privilèges en modification de facture, de modifier la facture originale et de la présenter à nouveau au client, avec la mention “Annule et remplace la facture XXXXX du YY/MM/A”.

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