Machines / Matériels *

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Le concept de machine (ou de matériel) désigne tout objet, matériel, équipement, que vous pouvez ou devez entretenir, louer, prêter.

Il existe trois catégories de “machines” :

• les machines ressource : celles qui sont votre force de production, par exemple des rotatives si vous êtes imprimeur.
• les machines maintenance : celles que vous entretenez, par exemple les chaudières de vos clients si vous êtes chauffagiste
• les machines location : celles que vous prêtez ou louez, par exemple des vélos si vous êtes loueur de vélo, ou des chaises, tables, assiettes, couverts si vous louez du matériel de mariage. Ces machines peuvent être regroupées en “kits”.

Dans le paramétrage général, onglet machine, activez la gestion des machines des catégories que vous souhaitez.

Accès : Onglet “Activité” pour les machines location et maintenance, onglet “Produits” pour les machines ressources.

Le menu contextuel de l'écran permet d'afficher, ou pas, les combos de filtre par Client et par Sté en haut d'écran.

Dans les options du menu contextuel :

• Transférer permet de basculer une machine/matériel du type “maintenance” au type “location”, et vice-versa.
• Imprimer la fiche de dépôt permet de matérialiser qu'un de vos clients vous a confié une machine. Vous pouvez remettre cette fiche à votre client.

Le champ Num série dispose d'un menu contextuel (Automatique) qui permet de générer automatiquement un code EAN13 arbitraire, utile pour gérer facilement des étiquettes de machine, par exemple.

Cet onglet comprend les caractéristiques de la machine, genre, marque, etc., et les données éventuelles de SAV et d'assurance.

La machine peut être liée, ou pas, à un Contact.

Si la machine est déclarée comme “véhicule” dans le paramétrage général, les champs Immatriculation, kilométrage, et puissance sont disponibles.

S'il s'agit d'une “machine-location” (du matériel que vous louez), les champs Code Produit et PU HT sont affichés. Ils seront utiles pour calculer le montant de la location.

Cette zone est de format libre, permettant de stocker de l'information non structurée.

Vous pouvez stocker ici toute image se rapportant à la machine, ou tout fichier pdf (notices, tutoriaux, etc.)

L'onglet Maintenance permet d'enregistrer les opérations de maintenancede maintenance prévues pour la machine.

Cet onglet présente les documents d'achat ou de vente liés à la machine.

Si les contrats sont gérés, cet onglet affiche le ou les contrats liés à la machine (par exemple, des contrats de maintenance).

Si des champs complémentaires ont été déclarés, ils sont affichés sur l'onglet Autre.

Sont enregistrées dans l'historique de la machine les modifications de :

• kilométrage
• immatriculation
• dates de garantie
• code produit de location
• prix unitaire produit de location

Pour une “machine location”, il y a des zones supplémentaires dans l'onglet Caractéristiques.

La zone Mag(asin) sert à noter le nombre de machines dont vous disposez. Pour un piano, par exemple, avec un n° de série, le chiffre est de 1. Mais si vous avez par exemple 1200 assiettes, vous allez préférer mettre 1200 dans cette zone, plutôt que d'enregistrer 1200 fois la même assiette !

La zone Code Produit sert à lier un produit, par exemple “Location à la journée”, qui servira au moment de l'établissement de la facture de location. Le prix pris en compte sera non pas le prix de la fiche produit, mais le prix indiqué dans la zone PU HT. Cela permet d'avoir un seul code produit pour des prix différents, comme par exemple le prix des chambres d'hôtel, qui sont souvent différents par chambre, alors qu'il s'agit du même produit (la location d'une chambre pendant une journée). Voir détail des modalités de calcul sur cette page.

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